7.5 Periodiseringar av kostnader och intäkter

Spara favorit

Inledning
För att få en rättvisande redovisning för ett budgetår, i en delårsrapport eller i en månadsuppföljning är det viktigt att samtliga kostnader och intäkter bokförs i den period de avser. I redovisningen finns alltid en viss eftersläpning. En tjänst utförs en period och fakturan kommer i nästa period. För att bokslut och delårsrapporter skall ge en så rättvisande bild som möjligt skapas "boksluts- och delårs- rapportsperioder". Under dessa perioder bokförs fakturor m m som avser det gångna året eller halvåret. Trots dessa "extra" perioder är inte samtliga kostnader och intäkter med. Dessutom betalas vissa kostnader och intäkter i förskott och skall redovisas i en senare period. För att redovisningen skall bli rättvisande bokförs olika typer av periodiseringar. I denna anvisning redovisas: 

  • förutbetalda kostnader 
  • upplupna intäkter 
  • upplupna kostnader 
  • förutbetalda intäkter

Gemensamt för dessa periodiseringar är att de redovisas under periodiseringsposter i balansräkning och påverkar resultatet.

Förutbetalda kostnader
Med förutbetalda kostnader avses fakturor som bokförs och oftast betalas före den period som kostnaden egentligen avser. Exempel:

  • hyror och kostnader för bevakning betalas oftast den siste en månad och avser det kommande kvartalet. 
  • teleavgifter avser abonnemangs- och samtalsavgifter. Abonnemangsavgifter betalas vanligtvis i förskott 
  • ersättningar till landstingen för klinisk praktik och vårdhögskoleutbildning

Budgetansvarig skall lämna uppgifter till ekonomiavdelningen om periodiseringsposter avseende förutbetalda kostnader enligt följande:

Bokslut och delårsrapport: Inom budgetåret ska fakturor fördelas på innevarande och kommande period/perioder om fakturabeloppen är högre än 50tkr (exkl moms) för någon av perioderna. Bokföringsexempel redovisa i bilaga 1.

Upplupna intäkter
Med upplupna intäkter avses intäkter som ännu ej bokförts eller inbetalats men som utgör en intäkt för innevarande period eller bokslutsår. Exempel:

  • ränteintäkter på räntekontot 
  • kundfordringar som ännu ej fakturerats

För att resultatet för en viss period skall bli rättvisande göra en beräkning av de upplupna intäkterna. Beräkningen utgår från avtal, prislistor m m.

Bokföringsunderlag skall skickas till ekonomiavdelningen avseende upplupna intäkter enl. följande:

  • Bokslut och delårsrapport: upplupna intäkter som uppgår till 50 tkr /exkl. moms) eller mer.
  • Inom budgetåret: behandlas på samma sätt inom budgetåret som under bokslut/delårsrapport Bokföringsexempel redovisas i bilaga 2.

Upplupna kostnader
Med upplupna kostnader menas kostnader som avser en period men där fakturan inte inkommit till myndigheten före stängning av perioden. Exempel: konsulttjänster där fakturan inte erhållits förre periodstängning

  • andra leverantörsskulder 
  • förändring av semesterlöneskulden

För att resultatet för en viss period skall bli rättvisande bokförs upplupna kostnader.

Budgetansvarig skall lämna underlag till ekonomiavdelningen om periodiseringsposter avseende upplupna kostnader enl. följande:

  • Bokslut och delårsrapport: fakturor som erhållits efter brytdagen (sista dagen för löpande bokföring) och uppgår till 50tkr (exkl. moms). Beräknade kostnader på 50 tkr (exkl. moms) i de fall faktura inte erhållits, beräkningen skall bygga på avtal, kontrakt eller liknande
  • Inom budgetåret: behandlas på samma sätt inom budgetåret som under bokslut/delårsrapport Bokföringsexempel redovisas i bilaga 3.

Förutbetalda intäkter
Med förutbetalda intäkter avses intäkter som inbetalats innan varan eller tjänsten har levererats Exempel: en konferensavgift inbetalas i mars och konferensen äger rum i april.

För att resultatet för en viss period skall bli rättvisande bokförs förutbetalda intäkter. Budgetansvarig skall lämna underlag till ekonomiavdelningen om periodiseringsposter ang. förutbetalda intäkter enl. följande:

  • Bokslut och delårsrapport: förutbetalda intäkter som uppgår till 50 tkr (exkl. moms) eller mer.
  • Inom budgetåret:
    samma som under bokslut/delårsrapport