7.1.1 Leverantörsfakturor/utbetalningar

Spara favorit

Vid beställning av en vara eller tjänst används beställningsblankett/rekvisition. Beställningen skall fyllas i och attesteras av behörig person innan beställning görs hos leverantör. När varan levererats skall den kontrolleras av mottagaren som sätter sin signatur på beställningsblanketten för att bekräfta att leveransen är riktig vad gäller vara, kvantitet och pris. 

Enligt Bokföringsordningen och mervärdeskattelagen skall av en leverantörsfaktura tydligt och varaktigt framgå 

  • vem som är utställare respektive mottagare
  • vilken prestation och vilken period utbetalning avser  
  • belopp och hur stor del av beloppet som utgör moms  
  • betalningsmottagarens momsregistreringsnummer  
  • till vem betalningen skall ske  
  • uppgift om F-skatt vid betalning av tjänst.

Vid utlandsfakturor skall det framgå

  • namn och adress på leverantören
  • fullständig bankadress och leverantörens kontonummer ev. clearingnr
  • IBAN-nummer och BIC-code
  • är leverantören från annat EG-land skall köparens och säljarens VAT-nummer framgå på fakturan.
  • Belopp och valuta skall anges. 

Specifikation och följesedel, om hänvisning till denna ges på fakturan, skall förvaras tillsammans med fakturan alternativt skall tydlig hänvisning var specifikation förvaras finnas på fakturan. 

Vid fakturor som avser resor, konferenser, kurser och även restaurang och fika fakturor skall ett underlag exempelvis kallelse eller program och deltagarförteckning bifogas fakturan så att ändamålet framgår.  

Privata poängkort skall ej användas när Mittuniversitetet står för kostnaderna.

Vid mottagande av fakturor som avser köpta tjänster skall preliminär skatt och sociala avgifter hanteras enligt särskilda regler. Leverantören/uppdragstagaren skall visa eller skriftligen åberopa F-Skattsedel. Kontrollera därför alltid att det på fakturan står angivet att F-Skattsedel finns. När en leverantör har F-Skattsedel skall högskolan inte betala preliminärskatt eller sociala avgifter.  

I de fall leverantören inte har F-Skattsedel skall ersättning betalas ut genom löneavdelningen via en arvodesräkning där både preliminärskatt och sociala avgifter dras. Preliminärskatt skall innehållas av högskolan med 30 %, om inget annat angivits.  

Utbetalning får aldrig göras på en faktura som inte är ställd till Mittuniversitetet.  

Leverantörsfakturan skall vara i original. I undantagsfall kan betalning göras mot en fakturakopia. En noggrann undersökning att fakturan inte är betald skall föregå betalning. På kopian skall antecknas att sådan undersökning har skett och anledning till att utbetalning görs mot kopia. Anteckningen skall sign. Utbetalning får aldrig göras mot en betalningspåminnelse som underlag. Skall betalning göras på en dröjsmålsränta skall fakturakopia alltid medföljas.

Betalningsvillkor 
Betalningsvillkor om minst 30 dagar bör eftersträvas. Kortare betalningsvillkor bör om möjligt omförhandlas. Vid inregistrering i AGRESSO skall den förfallodag som finns angiven på fakturan anges, under förutsättning att den följer tecknat avtal och att fakturan kommer till Mittuniversitetet inom rimlig tid efter fakturadatum. Saknas förfallodatum på fakturan skall ankomstdatum till Mittuniversitetet plus angivet antal betalningsdagar registreras som förfallodag.

Kontroller  
Innan utbetalningsorder tecknas ska avdelningen kontrollera att 

  •  varor levererats eller tjänst utförts  
  •  fakturan är rätt summerad  
  •  pris och rabatter stämmer med vad som är avtalat  
  •  fakturan är rätt konterad  
  •  uppgift om F-skatt finns på fakturan vid köp av tjänst   
  •  i övrigt överenskomna villkor beaktas  
  •  inte faktureringsavgifter, expeditionsavgifter och liknande avgifter ingår i det totala  beloppet.  

Ekonomiavdelningen skall kontrollera att  

  • attest finns och att utbetalningsorder är tecknat av behörig person  
  • fakturan uppfyller de krav som nämnts under rubrik ”Leverantörsfaktura”  
  • vid betalningar överstigande 100 000 kronor kontrolleras postgironummer alternativt  bankkontonummer är riktigt.
  • Dröjsmålsräntor. 

Om betalning sker efter 30 dagar så godtar Mittuniversitetet dröjsmålsränta i enlighet med räntelagen från förfallodagen till betalning sker. 

Kreditfakturor 
Kreditfakturor behandlas på samma sätt som ovan. Konteringsbilden skall vara densamma som på den leverantörsfaktura som reduceras genom kreditfakturan.