6.1 Allmänt om projekt och projektredovisning

Spara favorit

Vad är ett projekt?
I detta sammanhang definieras projekt som en samling aktiviteter för vilka man behöver en sammanhållen redovisning samt att; 

  • projektet har en bestämd arbetsuppgift med ett väl preciserat mål
  • uppgiften är tidsbegränsad och upphör därefter (eller övergår till ett nytt projekt)   
  • projektet tilldelas en i förväg bestämd resursram som bör uppgå till en viss miniminivå   
  • projektet ska genomföras av en särskild utsedd huvudansvarig person 

 

Finansiering
Ett projekt kan finansieras med externa avgifter och bidrag eller med statliga anslagsmedel. Se vidare under punkt 6.2 samt 6.3.

Ekonomisk redovisning, allmänt
Projektredovisningen ställer ökade krav på bokföringen och rapporteringen och därmed ökade krav på alla de som är inblandade i hanteringen.  

Den ekonomiska redovisningen i ett projekt behövs för tre ändamål:

  • för den löpande styrningen av projektet
  • för Mittuniversitetets styrning och uppföljning av verksamheten i stort och för regeringens styrning av myndigheten 
  • för återredovisning till externa finansiärer 

Redovisningen behöver utformas på olika sätt för att svara mot de olika intressenternas behov. 

Ekonomisk redovisning, projektupplägg externfinansierade projekt
När ett externfinansierat projekt ska läggas upp i ekonomisystemet ska följande kriterier vara uppfyllda:

  • Aktiviteten har definierats som ett projekt (enligt definition under 6.1.1)
  • Dokumentationen ska vara tillfredställande, dvs. projektkalkyl, avtal, kontrakt och liknande skall finnas som visar avsedd verksamhet, omfattning, eventuella återrapporteringskrav, speciella villkor mm.
  • I dokumentation ska det tydligt framgå finansieringsvillkor, dvs. vem finansierar, vilket belopp, eventuella villkor kopplat till finansieringen
  • I universitetets bidragsprojekt kan samfinansiering från universitetet förekomma. Rektor beslutar om samfinansiering och som underlag till detta beslut ska interna beslut bifogas som visar vilken organisatorisk enhet samt med vilka medel som universitetet samfinansierar. Speciell blankett för detta finns
  • Innan någon ekonomisk transaktion kan ske ska dokumentationen tillställas ekonomienheten för att få ett projekt upplagt i redovisningssystemet. Aktuell projektuppläggningsblankett återfinns på ekonomiavdelningens hemsida
  • Om flera organisatoriska enheter är delaktiga i ett projekt, ska det framgå vilka som är delaktiga samt vilken enhet som har samordningsansvaret

Externa intäkter kan vid enstaka tillfälle upp till max 10 000 kr bokföras på anslagsfinansierad verksamhet - exempel på detta kan vara försäljning av forskningsrapporter. Inom vissa utbildningar förekommer utbildningsaktiviteter som medför utlägg för studenter. Dessa aktiviteter kan i vissa fall innebära att totala belopp över 10 000 kr bokförs på anslagsfinansierad utbildning. Exempel på detta är exkursioner i samband utbildningar.

Ekonomisk redovisning, projektupplägg anslagsfinansierade projekt
När ett anslagsfinansierat projekt, s.k. internt projekt ska läggas upp i ekonomisystemet utgår man från det beslutsdokument som visar vad som avses samt vad som finansierar projektet.

Ekonomisk redovisning, löpande
För att redovisningen ska bli rättvisande är det viktigt att alla kostnader som hör till projektet också belastar projektet. En projektkalkyl ska alltid upprättas innan projektstart. Se vidare under 6.4.

Full kostnadstäckning gäller inom Mittuniversitetet, vilket innebär att alla verksamheter och aktiviteter/projekt ska bära alla sina kostnader, såväl direkta som indirekta kostnader.  Detta gäller oberoende av vilken finansiering projektet har.

Direkta kostnader är kostnader som är entydigt knutna till ett enskilt projekt. Exempel på detta är:

  • Direkta löner; löner inkl sociala avgifter
  • Direkt drift; material, resor, konferenser, litteratur, konsulttjänster
  • Direkt utrustning/avskrivning
  • Direkta lokaler; kontorsrum och laborationslokaler samt andel av biytor till exempel korridorer

Indirekta kostnader är gemensamma för alla eller för flera aktiviteter och projekt. Exempel på detta är: 

  • Fakultets- och avdelningsgemensamma administrationskostnader
  • Bibliotekskostnader
  • Kostnader för universitetsgemensam förvaltning

Enligt universitetets nuvarande modell för uttag av indirekta kostnader bokförs indirekta kostnader på projekt via procentuellt påslag på direkt lön.