Frågor och svar om förslaget till nya förvaltningsorganisation

Spara favorit 12 jun juni 2018

Här svarar ledningen på de frågor om förslaget till förändrad organisation som kommit in via bland annat formuläret.  

Frågor om bakgrund och konsekvenser av förslaget

Finns det besparingskrav som motiv till denna förändring?

Nej det är verksamhetsmässiga skäl, det finns inga besparingsmotiv.

Hur har ni kommit fram till att Camp och IT ska slås ihop och bilda en ny avdelning för infrastruktur?

De senaste årens utveckling visar att dessa områden har vissa frågor som i allt högre grad överlappar varandra. I framtiden går det fysiska, virtuella och det digitala allt mer ihop i exempelvis undervisningen och en gemensam avdelning för infrastruktur förbättrar möjligheterna att stödja verksamheterna, bedriva ett långsiktigt strategiskt arbete och uppnå synergieffekter.

Hur ska förslaget tolkas vad gäller balansen mellan campusorterna och exv. placering av chefer?

Mittuniversitetet rekryterar medarbetare och chefer utifrån kompetens, men vi eftersträvar en jämn balans mellan våra två orter. Mittuniversitetets stora styrka är att vi har våra två campusorter med sina respektive styrkor. Det finns ingen agenda från ledningen att på något sätt förändra balansen mellan våra orter, snarare att behålla och förstärka förhållandet mellan orterna.

Frågor om process och riskanalys

Varför har inte medarbetare och chefer varit involverade i processen?

Då det gäller den nya avdelningen FUS så har en utredning pågått i flera månader där många intervjuats och varit delaktiga. Övriga förändringar innebär i och med detta förslag enbart en organisatorisk sammanslagning och alla medarbetare ska göra samma saker den 1 oktober som de gör nu. Förändrade arbetssätt och andra förändringar kommer att arbetas fram i gränssnittsanalysen där många kommer att vara involverade.

Ledde riskanalysen till någon förändring i förslaget?

Ledningens förslag ligger fast, men utifrån det som kom fram har beslutet kompletterats med att omgående genomföra en sårbarhetsanalys gällande den verksamhet som bedrivs inom den nuvarande IT-avdelningen. Detta ska ske med hjälp av en extern part. De risker som togs upp på riskbedömningen finns publicerade här.

”Det är chefernas uppdrag att fånga upp oro, svara på frågor och ta synpunkter vidare till ledningen." Det finns ju knappt några chefer kvar efter förändringen så hur ska det gå till rent praktiskt?

Fram till den till 30 september är det den chef man har idag som har ansvaret att fånga upp oro, svara på frågor och föra synpunkter vidare till ledningen. Varje avdelning och medarbetare har självklart en chef även efter den föreslagna förändringen från 1 oktober, som då har motsvarande ansvar.

Frågor om förslaget till organisatorisk struktur

Hur är det tänkt att KOM-stödet ska organiseras inom FUS och hur stor resurs finns att fördela mellan de olika funktionerna?

Hur kommunikationsstödet till FUS ska utformas behöver diskuteras såväl med medarbetarna som den avdelningschef som utses. Så vi är i ett för tidigt skede för att kunna svara på den frågan.

Kommer nuvarande avdelningsstruktur att ändras?

Ja, avdelningsstrukturen föreslås ändras som det finns presenterat i förslaget. Strukturen inom respektive avdelning kan komma att påverkas av de gränssnittsanalyser som ska genomföras samt av avdelningschefernas möjlighet att utifrån behov kunna tillsätta samordnare och/eller biträdande chef.

Hur ska chefstrukturerna se ut inom förvaltningen?

Det kommer enbart att vara en nivå, d v s avdelningschef på alla avdelningar inom förvaltningen. Respektive avdelningschef kan utifrån behov tillsätta samordnare och/eller biträdande chef. Men utifrån erfarenheter och behov i framtiden kan detta komma att ses över senare.

Varför har man inte tagit ett helhetsgrepp om FUS som pedagogiskt stöd?

Varför har man inte tagit ett helhetsgrepp om FUS som en pedagogiskt stöd/serviceavdelning fullt ut och även inkluderat studentperspektivet?

Denna fråga kommer att tas upp i den kommande gränssnittsanalysen.

Borde inte del av ULS?

Borde inte diariet bli en del av ULS dit det har en starkare myndighetsadministrativ koppling än till STUA nu när antagningen också blir en del av den och en större studieadministrativ avdelning skapas?

Diariets framtida placering blir en fråga för den kommande gränssnittsanalysen som är tänkt att inledas efter den 1 oktober. Detta är en fråga som även berörd chef lyft till ledningen.

Borde inte Student- och universitetsservice ingå i Infrastruktur, och vissa delar flyttas till Forsknings-och utbildningsstöd, FUS, eller Studieadministration, STUA?

Vad gäller kopplingen till SUSS och att de också borde ingå i Infrastruktur-avdelningen så är det en synpunkt som även berörda chefer lyft till ledningen. Detta kommer att ingå i gränssnittsanalysen som är tänkt att inledas efter den 1 oktober.

Varför kan universitetsbibliotek inte få vara kvar som en egen "verksamhet"?

Varför kan universitetsbibliotek inte få vara kvar som en egen "verksamhet" bredvid fakulteterna och förvaltningen?

Syftet med förändringen är att stärka gemensamma styrprocesser, ge ett effektivare stöd och uppnå samordningsvinster genom att skapa ett sammanhållet verksamhetsstöd, därför föreslås förvaltningen och universitetsbiblioteket ingå i samma organisationsenhet.

Skulle det inte bli tydligare och innebära bättre service med gruppchefer inom Infrastruktur?

Skulle det inte bli tydligare och innebära bättre service om det skapades en tydligare struktur med sektions-/grupp-/enhetschefer på avdelningen för Infrastruktur?

Den interna organisationen på de nya avdelningarna blir en chefsfråga och något man på förvaltningen får diskutera.

Varför flyttar man inte in allt pedagogiskt stöd med studentperspektiv till FUS?

Varför flyttar man inte in allt pedagogiskt stöd med studentperspektiv till FUS också utan lämnar studenthälsa, studievägledning och pedagogiskt stöd utanför? Dessa verksamheter stöttar även personal med stöd och vägledning. Centrala studievägledningen och Handledning för pedagogiskt stöd (SUSS) skulle ömsesidigt gynnas av ett närmare samarbete med de övriga pedagogiska verksamheterna inom UNT och den kommande språkverkstan.

Frågan har även lyfts av berörd chef. Den blir en del av den kommande gränssnittsanalysen.

Det föreslagna namnet på nya avdelningen FUS (Forsknings- och utbildningsstöd) känns inte spegla verksamheten?

Det föreslagna namnet på nya avdelningen FUS (Forsknings- och utbildningsstöd) känns inte spegla verksamheten. Den föreslagna avdelningen förväntas jobba med stöd till lärare/forskare men också direkt mot studenter, företag, skolor, arbetsgivare osv. Namnet ger sken av att verksamheten är "avropsstyrd" men delar med skolsamverkan, regional samverkan och samverkan med omgivande samhälle bygger på just dialog och samverkan snarare än "interna avrop". Är det tänkbart att hitta ett annat namn på avdelningen?

Inom FUS ska man självklart arbeta med dialog och samverkan med det om givande samhället och också med stöd mot studenter. Avdelningens namn påverkar inte detta. Namnet är forsknings- och utbildningsstöd och inom ramen för det finns andra målgrupper än lärare och forskare, ex studenter och omgivande samhälle.

Högskolepedagogisk utbildning, vad händer med den?

Utgångpunkten är att ansvaret för utbildningen ska flyttas från UTV till den nya FUS-avdelningen, men detta kommer inte att göras förrän FUS är på plats och att alla förutsättningar är utredda.

Frågor om genomförande

Blir det omflyttning av lokaler för avdelningarna?

Eventuella omflyttningar blir aktuella först sedan gränssnittsanalyser är genomförda vilket är i nästa steg.

Hur ska gränssnittsanalysen gå till?

Det blir en bred insamling av synpunkter och förslag som redan har påbörjats tills viss del, dels genom dialog med chefer i förvaltningens ledningsgrupp, dels genom de förslag som kommit in hittills via frågeformuläret på medarbetarportalen. Detta kommer fortsätta efter sommaren och det kommer att bli en bred medverkan från chefer, medarbetare både inom stöd- och kärnverksamheter samt studenter. Vi kommer också ta med de externa målgruppernas perspektiv.

70
19