Ny förvaltningsorganisation

Spara favorit 15 apr april 2019

Denna förändring av verksamheten genomfördes den 1 november 2018. Syftet är att skapa bästa möjliga förutsättningar att nå universitetets övergripande mål, stärka gemensamma styrprocesser och bättre än i nuläget svara upp mot behovet av stöd.

Verksamheten ska stärkas genom att flytta in allt centralt stöd under förvaltningen den 1 november 2018. Detta innebär att:

  • Det skapas en ny avdelning, Forsknings- och utbildningsstöd (FUS), i enlighet med den nyligen genomförda utredningen.
    • Till FUS flyttas nuvarande Samverkansavdelningen (SAM), International Relations Office (IRO), de delar av Avdelningen för utbildningsnära tjänster (UNT) som ansvarar för pedagogiskt stöd och utveckling, samt att det ska byggas stöd för uppdragsutbildning och forskningsfinansiering.
  • Campusservice (CAMP) och IT-avdelningen (IT) slås ihop och bildar den nya avdelningen Infrastruktur.
  • Antagningsavdelningen (ANTA) införlivas i Avdelningen för studieadministration (STUA).
  • Kommunikationsavdelningen (KOM) och Universitetsbiblioteket (BIB) blir också en del av förvaltningen.
  • Två avdelningschefer ska rekryteras, en chef för FUS och en chef för Infrastruktur. Understrukturen på dessa två avdelningar får sedan respektive chef ansvar att bygga upp.

Detaljerna kring uppdragen för FUS och Infrastruktur ska utformas i dialog med de nya cheferna, medarbetarna och universitetsledningen.

Chefsstrukturen ska bestå av enbart en nivå, dvs. en avdelningschef för respektive avdelning inom förvaltningen. Respektive avdelningschef ska utifrån behov kunna tillsätta samordnare och/eller biträdande chef.

Förvaltningschefen har beslutat om en genomförandeplan som innehåller både det som behöver göras rent tekniskt och fysiskt, exempelvis i system och med lokaler samt aktiviteter för att se över gränssnitt mellan olika avdelningar.

Bakgrund

Universitetsledningen ser det som viktigt att inom stödverksamheten identifiera hur man kan nå synergieffekter, öka samarbetet och höja kompetensnivån, liksom att skapa förvaltningsenheter som kan arbeta mer strategiskt och utvecklande. Genom att minska antalet organisatoriska- och budgetmässiga gränser bedöms möjligheten till tätt samarbete kunna öka. En gemensam central stödstruktur föreslås därför skapas.

Hur förändringen är tänkt att genomföras

  • Utgångspunkt är att verksamheten ska kunna pågå som vanligt
  • Huvudprincipen är att alla medarbetare följer med sina arbetsuppgifter in i den nya organisationen
  • Förvaltningschefen får i uppdrag att ta fram en genomförandeplan
  • Riskanalys ska genomföras för att säkerställa en fortsatt god arbetsmiljö
  • Anställningar som chefer för FUS och Infrastruktur kommer att utlysas
  • Särskilda resurser tillsätts på ULS för att koordinera och hålla samman processen
  • Gränssnittsanalyser ska göras
    – Åtgärder som tas fram i samband med riskanalysen den 8 juni kommer att tas med in i arbetet med gränssnittsanalyser
    – alla avdelningar inom den nya förvaltningen kan påverkas i någon form av nya arbetsuppgifter/uppdrag

Tidplan 2018

  • 18 maj Information till centrala facken
  • 22–23 maj Information till universitetsstyrelsen
  • 23–25 maj Information till berörda avdelningar
  • 25 maj Information till alla chefer och medarbetare
  • 8 juni Samverkan och riskanalys
  • Vecka 25 Förhandling (MBL §11)
  • 5 juli Beslut rektor, dnr 2018/1313
  • juni Grov genomförandeplan tas fram
  • augusti Projektdirektiv för genomförandeprojekt
  • 1 november Verksamhetsförändringen träder i kraft
  • Efter den 1 november fortsätter processen med gränssnittsanalyser och med att forma avdelningarna FUS och Infrastruktur.