Event – anmälningsformulär, deltagarlistor

Spara favorit

När det gäller hur vi får använda uppgifter vi samlar in vid anmälningar och hur länge de ska sparas, så behöver det bedömas från fall till fall. Vi får inte samla in mer uppgifter om personer än vad som behövs för att genomföra det event som anmälan gäller. Personerna ska samtycka till att vi som arrangör behandlar de personuppgifter de lämnar. Det finns generell info om vår personuppgiftshantering att länka till; https://www.miun.se/kontakt/personuppgifter/ (finns även i engelsk version).

Finns tankar på att återanvända personuppgifterna för kommande inbjudningar så måste personerna i fråga ha gett sitt samtycke. Det kan exv. lösas genom att i anmälningsformulär fråga om de vill få inbjudningar till liknande event vid Mittuniversitetet framöver. Det får inte finnas för-ikryssade rutor för frågor med koppling till personuppgiftshantering i våra formulär, det krävs ett aktivt ställningstagande av den som anmäler sig genom att de själva ska kryssa i. 

Förutom namn och kontaktuppgifter är det även vanligt att känsliga personuppgifter såsom info om allergier eller funktionsnedsättningar samlas in i samband med anmälan till ett event. Innehåller en lista sådana personuppgifter ställs högre krav på hanteringen av listan. Du får samla in känsliga uppgifter som exv. om allergier för ett evenemang men uppgifterna måste raderas efter avslutat evenemang. Detta gäller oavsett om du använder en molntjänst eller har listor i Excel-dokument. När du för uppgifter vidare till exv en måltidsleverantör så undvik att koppla känslig uppgift till specifik person, utan förmedla i stället antal som behöver särskild kost. Förslag till ledtext i formulär när känsliga personuppgifter ska inhämtas:
Särskilda behov eller övriga upplysningar till arrangören.

Undantag gäller för anställda vid Mittuniversitetet, där krävs inte att vi inhämtar samtycke när de anmäler sig till olika arrangemang via miun.se eller medarbetarportalen, den behandlingen omfattas av anställningsavtal.

Anmälningslistor kan inte bara kastas när ett event är avslutat, dokumenthanteringsplan ska följas. Det kan exv. finnas ekonomiska skäl som uppföljning av kostnader som gör att de behöver sparas en tid. En grundfråga är: vem behöver ha tillgång till dessa personuppgifter för att göra sitt jobb? Det kan vara aktuellt att skapa behörighetsklassade mappar för dokument med personuppgifter som endast direkt berörda har tillgång till.

Deltagarlistor

Det kan anses OK att dela ut deltagarförteckning på papper till konferensdeltagare/motsvarande (dock ej att sprida digitalt), eftersom det kan uppfattas ingå i anordnandet av en konferens. Det viktiga är att informera om varför vi lämnar ut deltagarförteckning, exv: i vårt uppdrag ingår att samverka och därmed skapa kontakter, för att underlätta detta delar vi ut en deltagarförteckning på papper. Vi bör helst ha med denna information redan i inbjudan (i anslutning till anmälan) och där även uppmana till att meddela oss som arrangör om man ej vill finnas med på den tryckta deltagarförteckning som kommer att delas ut till alla konferensdeltagare.