2.2 Allmän handling

Spara favorit

2.2.1 Externa e-postmeddelanden som TILLFÖR något till ärende (beslut/utredning) ska bevaras eller gallras enligt dokumenthanteringsplanen, exempel:

  1. Svar innehållande bedömning av sakfråga / omfattande svar till extern part / yttrande till ÖNH/UKÄ/DO/JO…
  2. Tillförande av fakta till ärende/beslut
  3. Underlag för registrering
  4. (listan är inte uttömmande)

Utgångspunkten för allmänna handlingar är att de ska bevaras. Det betyder att det krävs att det finns ett gallringsbeslut för att meddelanden under 2.2 ska få slängas. Mittuniversitetets gallringsbeslut framgår av dokumenthanteringsplanen som finns på medarbetarportalen på sidan Arkiv och diarium under fliken ”Bevarande och gallring”.

Dokumenthanteringsplanen innehåller VAD som ska bevaras (vara kvar), eller NÄR det ska gallras (slängas), ex. 2 år, 5 år, 10 år, m.fl. eller vid inaktualitet. Oftast ger den även svar på VAR handlingen ska arkiveras (under förutsättning att den ska bevaras). Exempel på VAR är diariet, personalakten eller ekonomisystemet.

2.2.2 Gallring vid inaktualitet för externa meddelande sker exempelvis för:

  • Enkla frågor och svar (ersätter ofta telefonsamtal)
  • Nätverksmejl
  • Mötesförfrågningar
  • Praktiska frågor och svar om utbildningsutbud, studentservice m.m.
  • … (listan är inte uttömmande)

Gallring vid inaktualitet innebär att handlingarna (i detta fall e-postmeddelanden med ev. bilagor) gallras/förstörs/kastas när handlingen inte behövs i verksamheten. Huruvida de behövs eller inte avgör respektive medarbetare. Fundera på hur länge du själv eller en kollega, om du inte skulle vara på plats, skulle behöva kunna komma åt handlingarna. I någon månad? Terminen ut? Eller kanske inte alls? Du kan sedan skapa mappar baserat på det antagandet, som möjliggör att du kan gallra en hel mapp i taget, t ex om mappen för september behövs i en månad kan den gallras 1 november, eller om mappen för HT 2018 behövs terminen ut kan den gallras i februari eller mars 2019.

Handlingar som enligt dokumenthanteringsplanen ska bevaras och därmed arkiveras ska föras till det system/den process där de hör hemma och sedan tas bort ur e-posten.
E-posten är inte ett arkiv och arkivuttag direkt ur e-postsystemet kommer inte att ske.

Om du, efter att e-postmeddelandet har lagrats på rätt plats eller arkiverats, behöver ha kvar en arbetskopia av meddelandet ska du rensa bort denna när du inte längre behöver det. Tänk då på dataskyddsförordningen så att du bara sparar det du verkligen behöver och kan motivera det, inget ”bra att ha”-tänk är tillåtet. I de fall du behöver spara filerna inuti ett meddelande, för ditt eget arbetes skull, och filen i sig inte innehåller personuppgifter, kan du spara ner den i dina egna mappar så att du sedan kan radera meddelandet.