7.4 Kontantkassa

Spara favorit

Anvisning för hantering av kontanta medel, gäller f r o m 2005-06-20. För att hanteringen skall bli riktig skall följande punkter beaktas:

Betalningssätt
Det finns olika sätt att redovisa pengar vid försäljning. Via faktura, inbetalningskort eller kontantbetalning. Vilket sätt man väljer beror på omständigheterna kring försäljningen, t ex antal, belopp, köpare osv. Kontakta ekonomiavdelningen för råd.

Moms
Material som används i undervisningen är normalt momsfri. Vid försäljning av böcker eller läromedelsersättande material skall däremot moms beräknas vid försäljningen. Det är viktigt att ta reda på om moms skall beräknas på försäljningssumman. Kontakta den person som hanterar ekonomifrågor vid din avdelningen eller ekonomiavdelningen.

Hantering av kontanter
Har man beslutat sig för att ta in kontanter måste dessa hanteras noggrant och skall redovisas till Mittuniversitetets plusgirokonto enligt följande ordning:

1. Kvitto (Gäller i de fall ej kassaapparat används för redovisning)
Mottagaren av kontanter skall skriva någon form av kvitto, rekommenderas att anskaffa kvittensblock. Originalkvitto till kunden, kopia till redovisningen. Kvittot skall undertecknas av den person som mottagit pengarna. Av kvittot skall alltid framgå försäljningsbelopp samt momsbelopp, säljare och köpare samt vad försäljningen avser. Om det gäller försäljning till flera personer, t ex grupp studenter räcker det om det finns en lista med vilka som har betalat, kompletterad med mottagarens underskrift. Kvittokopian eller kvittenslistan skall alltid bifogas när pengarna redovisas till ekonomiavdelningen.

I de fall kassaapparat används lämnas kassakvitto på inslaget belopp till köparen. Kassaapparat används vanligen vid försäljning av profilprodukter och utskrifter men kan också användas för övriga försäljningsintäkter. Kassaapparaten måste programmeras in på de olika varutyperna som är aktuella så att redovisningen skall kunna sammanställas på respektive varutyp samt även moms i förekommande fall. Vid användandet av kassaapparat kan det bli aktuellt att komplettera denna med en hand/växelkassa. Ansökan om hand/växelkassa lämnas till ekonomiavdelningen för utbetalning. Ansökan skall vara påskriven av närmast chef för de personer som ansvarar för redovisning av försäljningsintäkterna. 

2. Redovisning
Mottagna kontanter och kvittensblock skall förvaras på ett säkert och betryggande sätt t ex i ett kassaskåp eller annat låsbart skåp till dess redovisning sker till banken och ekonomiavdelningen.

  • Vid veckoslut fredag fm tas en veckorapport ut från kassaapparaten. Rapporten skall stämma mot erhållna kontanter som finns i kassan.
     
  • Blanketten ”Kassarapport” fylls i på respektive varutyp. Ansvarig redogörare skriver under rapporten. Finns ev differens mellan veckorapporten och erhållna kontanter så noteras detta på kassarapporten med förklaring till differens.

  • Ansvarig redogörare lämnar värdepåsen under fredag fm till vaktmästare som sköter den interna postgången. Viktigt att vaktmästaren kvitterar till sig värdepåsen från redogöraren. En  kvittenslista skall finnas hos redogöraren där det skall framgå uppgifter om typ av försändelse, ex värdepåse, exakt innehåll av kontanter, datum för kvittens samt signum av mottagaren av värdepåsen. Mottagande vaktmästare ansvarar därefter att värdepåsen vidarebefordras till banken för insättning på myndighetens inpostgirokonto. I vissa fall ombesörjes transporterna av myndighetens post  av externa postbud.
      
  • När originalkvittot från banken återkommer till redogöraren skall originalkvittot klistras på blanketten ”Kassarapport”. Kassarapporten skickas därefter till ekonomiavdelningen på respektive ort som underlag för bokföring av intäkterna när kontoutdrag kommer från postgirot.

  • Övriga försäljningsintäkter som ej redovisas via kassaapparat skall redovisas till myndighetens inpostgiro så snart det sammanlagda beloppet för redovisning överstiger 1 000 kr. Detta gäller då de försäljningar som ex sker ute på institutionerna/avdelningarna. Dessa brukar vanligtvis avdelningens egen personal transportera till banken. Underlag med originalkvitto samt uppgift om kontering av erhållna intäkter lämnas omgående till ekonomiavdelningen på respektive ort.

3. Interndebitering profilprodukter
Vid uttag av profilprodukter som ska interndebiteras inom myndigheten skall en skriftlig rekvisition lämnas i de fall värdet av uttaget överstiger 500 kr. Rekvisitionen skall vara påskriven av ansvarig chef som slutligen kommer att bära kostnaden.