7.3.2 Definitioner och kriterier för anläggningstillgångar och inventarier

Spara favorit

Materiella anläggningstillgångar (byggnader, mark, maskiner och andra tekniska anläggningar, inventarier , kulturtillgångar, pågående nyanläggningar och förskott avseende materiella anläggningstillgångar)

En materiell anläggningstillgång är en fysisk resurs som myndigheten anskaffat för stadigvarande bruk och innehav.

Utrustning och inventarier med ett anskaffningsvärde på minst 20 000 kr exkl moms  ska bokföras som en anläggningstillgång. Dessutom måste anläggningstillgångar ha införskaffats för stadigvarande bruk och med en ekonomisk livslängd om minst 3 år. Den ekonomiska livslängden är den period som det är ekonomiskt fördelaktigt att använda anläggningstillgången. Den funktionella livslängden kan mycket väl vara längre än den ekonomiska livslängden.

Med en anläggningstillgångs anskaffningsvärde avses kostnaderna för dess förvärv eller tillverkning. I anskaffningsvärdet ska inräknas alla kostnader som är direkt hänförliga till tillgången, ex inköpspris, importavgifter, tull, transport- och andra hanteringskostnader, monteringskostnader o s v. Utbildning av personal i samband med att anläggningen tas i bruk är en driftskostnad och läggs inte in i anläggningstillgångens värde.

En anskaffning som utgör en fungerande enhet ska klassificeras som en anläggningstillgång.

Fungerande enhet kan utgöras av ex datorer, inkl skärm och tangentbord till datasalar, utrustning till uppbyggnad av ex laboratoriesalar. Även samlade inköp av inredning, d v s bord, stolar och bokhyllor i arbetsrum- eller sammanträdesrum är en fungerande enhet. Detta gäller även om inköpet görs från flera olika leverantörer eller är uppdelat på flera fakturor från en och samma leverantör.

I vissa fall bör även anskaffningar understigande beloppsgränsen 20 000 kr exkl moms tillgångsredovisas som en anläggningstillgång/investering om en kostnadsredovisning i kontoklass 5* skulle innebära att kostnadsbilden över tiden blir missvisande. Det kan vid köp av ett antal inventarier vara lämpligt att tillgångsredovisa dessa, trots att varje enskild inventarie inte beloppsmässigt uppfyller kriterierna för att tillgångsredovisas. För att tillgångsredovisning ska bli aktuellt ska anskaffningarna vara kopplade till den planlagda investeringsbudget som beslutats för det aktuella verksamhetsåret. OBS! Anskaffningar av persondatorer och bildskärmar kostnadsförs f r o m 1 januari 2017.

Om komplettering av en anläggningstillgång sker ska kompletteringen ges samma anläggnings-ID som huvudanläggningen. Reparations- och underhållskostnader som uppgår till väsentliga belopp i förhållande till inköpspriset och medför att investeringen får en större kapacitet eller i bättre skick än vid förvärvet, ska räknas in i anskaffningsvärdet om detta sker inom en begränsad tid efter förvärvet av tillgången. Kontakt ska alltid tas med Ekonomiavdelningen för samråd.

Utbytesdelar bokförs normalt som förbrukningsinventarier eftersom de har samma funktion och helt ersätter den del som bytts ut.

Vid betalning av faktura som avser anläggningstillgångar ska kontering/bokföring ske på konto 1159 (ankomst reg anläggningstillgångar) och belasta aktuell kärnverksamhet-, förvaltningsavdelning-, fakultetskansli- och bibliotekets investeringsbudget enl upprättad aktivitetsstruktur.

Ekonomiavdelningen aktiverar därefter anskaffningen i anläggningsregistret Agresso till rätt bokföringskonto i kontoklass 1 och tillhörande anläggningsgrupp och fakturans övriga konteringar på orgenh/verks/akt. Motsvarande uppgifter registreras i inventariesystemet NILEX av utsedda inventarieansvariga. Att vara inventarieansvarig innebär att utsedd person har till ansvar att registrera anskaffningen i inventariesystemet NILEX, bifoga upprättad inventarierapport till fakturan i EFH-systemet och därtill kontrollera att uppgifterna på fakturan är överensstämmande med beställning, leverans och avtalade villkor. Inventarieansvarig ska även vara behjälplig vid inventeringar.

Särskilda inköpsrutiner vid anskaffning av datorer/kringutrustning, mobiltelefoner och möbler

Anskaffning av datorer/kringutrustning och mobiltelefoner sker alltid genom IT-avdelningens inköpsrutiner.

Anskaffning av möbler sker genom CAMP-service investeringsbudget. Enstaka inköp av ex arbetsstol bekostas av avdelningens egna driftsbudget.

Förbättringsutgifter på annans fastighet

När en myndighet utför förbättringar på fastighetsägarens egendom ska förbättringarna redovisas under denna post. Till skillnad från näringslivet ska även väsentliga reparations- och underhållskostnader aktiveras här.  Viktigt att myndigheten samråder med hyresvärden.

Som förbättringsutgift på annans fastighet redovisas ny-, till- och om byggnationer på fastigheten. Hit räknas även reparations- och underhållsutgifter som uppgår till väsentliga belopp (minst 100 000 kr).

Mer information om värdering av fastigheter och förbättringsutgifter finns i ESV:s handledning ”Redovisning och värdering av fastigheter och vissa förbättringsutgifter” (ESV 1999:17).

Pågående nyanläggningar

I de fall myndigheten håller på att uppföra en materiell anläggningstillgång redovisas denna normalt under posten Pågående nyanläggningar under uppförandetiden. När tillgången är färdigställd förs samtliga utgifter, hänförbara till anskaffningen, till den balanspost som den slutligen ska redovisas. Däremot bör pågående nyanläggningar under uppbyggnadstiden på  Förbättringsutgifter på annans fastighet i förekommande fall redovisas under den tillgångsposten.

Förskott avseende materiella anläggningstillgångar

I vissa fall betalar myndigheter ut förskott till leverantörer. Ett förskott innebär att myndigheten betalar ut medel innan någon motprestation mottagits. Det kan finnas olika skäl till att förskott ges, dels kan det vara mer förmånligt för staten, dels kan det vara ett krav från leverantören i de fall uppbyggnaden av tillgången tar lång tid. När motprestationen hänförbar till förskottet tas emot kommer förskottet antigen att överföras till annan post under materiella anläggningstillgångar eller kostnadsföras.

Kulturtillgångar och övrig konst

Statens konstråd har tillsyn över myndigheternas vård av konst som tillhör staten. Varje myndighet som innehar konst som tillhör staten ska upprätta en förteckning över innehavet samt vårda konstverken. Myndigheten ska också årligen inventera de statliga konstverken och lämna uppgift om innehavet till Statens Konstråd. Vid myndigheten registreras innehavet av konstföremål i den nationella konstdatabasen. Särskild person på Mittuniversitetet är utsedd som ansvarig för detta.

Kulturtillgångar såsom konst och annan utsmyckning, redovisas enligt samma principer som övriga materiella anläggningstillgångar. Eftersom kulturtillgångar som t ex konst inte sjunker i värde utan oftast stiger i värde avskrivs inte dessa. Lån hos Riksgälden tas inte upp för kulturtillgångar.

 Förbrukningsinventarier

Anskaffningar som inte uppfyller kriterierna för anläggningstillgångar gällande tids- och värdegräns betraktas som förbrukningsinventarier. Förbrukningsinventarier delas in i stöldbegärliga inventarier och ej stöldbegärliga inventarier. Enligt ESV:s föreskrifter till 22§ Förordning (2000:606) om myndigheters bokföring ska stöldbegärliga inventarier tas in i inventarieregister. Definition på stöldbegärliga inventarier karaktäriseras vara frekventa och attraktiva på illegal marknad och ska inventarieföras i myndighetens inventariesystem NILEX ( ej anläggningsregistret AGRESSO).

Nedanstående förbrukningsinventarier med ett inköpsvärde understigande 20 000 kr exkl moms ska alltid hanteras som stöldbegärliga och tas in i inventarieregister NILEX:

-          Läsplattor

-          Kameror

-          Mobiltelefoner

-          Persondatorer och bildskärmar ( fr o m 2017-01-01)

Vid betalning av faktura som avser sådana förbrukningsinventarier/stöldbegärliga som nämnts ovan ska kontering/bokföring ske på konto 5611 och belasta driftsbudget. Ej stöldbegärliga förbrukningsinventarier konteras/bokförs på konto 5612 alt 5613 och driftsbudget. Persondatorer konteras/bokföras på konto 5614 och bildskärmar på konto 5615.