7.2.2 Fakturering (kund)

Spara favorit

Fakturering ska ske så snart en vara är levererad eller en tjänst är utförd om inte annat avtalats (exempelvis vid betalning i förskott). Såväl svenska som utländska fakturor ska ställas ut i svenska kronor.

Fakturering av belopp under 100 kr bör undvikas. Faktureringsavgift får inte tas ut om det inte är överenskommet i avtal.

Vad ska en faktura innehålla?

  • Datum för utfärdandet (fakturadatum)
  • Ett unikt löpnummer för varje faktura
  • Mittuniversitetets plusgironummer 
  • Mittuniversitetet och kundens registreringsnummer till moms. Behövs endast anges om kunden är skattskyldig för förvärvet eller om köpare i annat EG-land åberopat sitt VAT-nummer för att få leveransen utan moms
  • Säljarens och köparens namn och adress
  • Varornas mängd och art eller tjänsternas omfattning och art
  • Datum då omsättningen av varorna eller tjänsterna utförts eller slutförts
  • Beskattningsunderlaget för varje momssats eller undantag, enhetspriset exkl moms, samt ev prisnedsättning eller rabatt som inte ingår i enhetspriset
  • Tillämpad momssats ( 25, 12 eller 6%)
  • Den moms som ska betalas (i svenska kronor)
  • Vid befrielse från skatt eller vid omvänd skattskyldighet en hänvisning till
    – den relevanta bestämmelsen i momslagen (ML)
    – den relevanta bestämmelsen i momsdirektivet eller
    – en annan uppgift om att omsättningen är skattebefriad eller att köparen är skyldig att betala moms    

Den sistnämnda uppgiften ovan är en av nya bestämmelsen. Hur ska då denna hänvisning se ut? Här kommer exempel på varor och tjänster som är undantagna från skatteplikt inkl. Hänvisningstext som ska anges på fakturan:

  • Uthyrning av verksamhetslokal, momshandledning 2003 kap 21.
    Hänvisningstext på faktura: ”Lokaluthyrning är momsbefriad enl ML 2§”
  • Biblioteksverksamhet, momshandledning 2003 kap 30
    Tjänster som är momsbefriade är exv. tillhandahållande av böcker, tidskrifter, artikelkopiering, försenade eller borttappade böcker.
    Hänvisningstext på faktura: ”Denna tjänst är momsbefriad enl ML 3 kap.11§ 2p”
  • Kompendier, momshandledning 2003 kap 27.4 Utbildning
    Avser försäljning av kompendier till studerande inom grundskole-, gymnasie- högskoleutbildning. Hänvisningstext på faktura: ” Försäljning av kompendier är momsbefriad enl ML 3 kap. 8§”
  • Kopia eller avskrift av allmän handling. Hänvisningstext på faktura: ” Tjänst är momsbefriad enl Avgiftsförordningen 15§”            
  • Anläggningstillgångar. Hänvisning på faktura: ” Försäljning av anläggningstillgång är momsbefriad enl ML 3 kap.24§
  • Kulturbildningsverksamhet, avser guidade turer i Mittuniversitetets lokaler på campusorterna. Hänvisning på faktura: ” Tjänst är momsbefriad enl ML 3 kap. 11§ 4 p”

Skulle det i samband med fakturering finnas oklarheter om ytterligare varor och tjänster är momsbefriade utöver de som redan nämnts, kontakta då  ekonomiavdelningen för samråd innan utskick sker till kund.

Det som nämnts i detta dokument är tvingande regler utifrån skatteverkets regler och ska efterlevas. Skulle uppgift saknas om ex hänvisning till momsbefriad vara eller tjänst kommer ekonomiavdelningen att begära att ny faktura ställs ut med korrigering av den uppgift som saknats. 

 

Moms debiteras EJ till statliga myndigheter. Vid tveksamhet om det ska vara moms eller inte, kontakta ekonomiavdelningen.

Om sedvanlig öresavrundning tillämpas, kan den göras även på momsbeloppet.

Det är viktigt att skilja mellan intäkter av försäljning och intäkter av bidrag. Intäkter av bidrag ska i så stor utsträckning som möjligt rekvireras utan att ställa ut en faktura. En rekvisition innebär, till skillnad från fakturering, att vi inte kräver betalning utan anhåller om att få de för oss beviljade medlen. 

Kostnadsreduktion  
En faktura som enbart avser att vidarefördela kostnader som avdelning haft till andra mottagare ska bokföras som en kostnadsreduktion, dvs. i kontoklass 4*-7* om kunden är extern. Eventuell moms på dessa kostnader bokas tillbaka mot konto 1541. Kostnadsreduktion får inte ske då någon form av förädling eller avdrag sker på ursprungskostnaden, dvs. att det inte är ett lika stort belopp som vidarefaktureras. Har beloppet ändrats ska ersättningen konteras som intäkt och momsen konteras som utgående moms  

Faktureringsunderlag 
Ett underlag kan bestå av t ex ett kontrakt, avtal, beställningssedel eller dyl. Kopia på underlaget ska medfölja fakturakopian till ekonomiavdelningen.  

Undantag kan göras om alla uppgifter framgår på fakturan.  

Vid en kostnadsreduktion ska kopia på leverantörsfakturan finnas med.