7.1.3 Betalkort

Spara favorit

Regelverk för betalkort och inköpskort
Det finns två typer av kort vid Mittuniversitetet: betalkort med personligt betalningsansvar och inköpskort där universitetet har betalningsansvar. Erhållande av korten förutsätter att mottagaren är anställd vid Mittuniversitetet.

Betalkorten ska ge myndigheten och den anställde rätt förutsättningar för inköp. Ledord såsom användarvänlighet, säkerhet och effektiv administration är utgångspunkten. Detta innebär i praktiken att det ska vara enkelt och tryggt att använda korten, att fakturaprocessen ska fungera i enlighet med reglerna för e-faktura samt att korten genererar färre utläggsräkningar och reseförskott. Mittuniversitetets regler för inköp- och upphandling ska dock beaktas.

De av staten upphandlade betalkorten genererar regelbundet återkommande översyner/upphandlingar, vilket kan komma att innebära att gällande betalkortsleverantör kan komma att bytas ut. Information om detta sker i god tid till alla kortinnehavare.

Nedan framgår detaljerade förklaringar till de två betalkortsmöjligheter Mittuniversitetet erbjuder sina anställda:

A) Betalkort med personligt betalningsansvar
Kort med personligt betalningsansvar används för att ersätta privata utlägg med kontanta medel samt behov av reseförskott. Detta betalkort möjliggör betalningar i samband med tjänsteresor och övriga inköp såsom exempelvis inköp över nätet. För användning av detta betalkort vid representation gäller Mittuniversitetets representationspolicy.

Alla anställda som har någon form av utlägg i tjänsten ska använda ett betalkort med personligt betalningsansvar. Detta betalkort kan användas såväl i tjänsten som privat och inget förmånsvärde utgår. Fakturan ställs till personens privatadress. Innehavaren är alltid själv betalningsskyldig för fakturan, som har 45 dagars kredittid, det är av den anledningen viktigt att kortinnehavaren redovisar sina reseräkningar/utläggsräkningar inom period för lönekörning (för information om dessa datum se HR-avdelningens hemsida). Detta innebär att kortinnehavaren har möjlighet att efter användning av kortet redovisa ex inköp under en tjänsteresa, på en reseräkningsblankett, samt få ersättning från Mittuniversitetet i god tid innan fakturan förfaller till betalning. Redovisning av reserelaterade inköp och utlägg ska ske i egenrapporteringen. 

Då anställning upphör ska kortet utan särskild anmodan klippas och insändas till respektive institution som vidarebefordrar kortet till Ekonomiavdelningen för avslut. Det åligger prefekt/motsvarande att tillgodose att denna hantering fungerar.

Missbrukas kortet dras det in och kortinnehavaren kan bli personligen betalningsansvarig. 

Förlorat kort ska omgående spärras genom att ringa till Eurocard på tel 08-146767 alternativt via Eurocards hemsida.

B) Inköpskort där universitetet har betalningsansvar
Ett inköpskort där universitetet har betalningsansvar används för att minimera utläggsräkningar, möjliggör näthandel, förenklar mindre inköp och minimerar handkassor. Kortet får enbart användas i tjänsten. Vid ansökan och tecknandet av detta kort sätts en övre beloppsgräns som gäller för en period på 30 dagar.

Inköpskortet används undantagsvis, t ex vid inköp över nätet och mindre inköp. Inköpskortet ska inte användas för reserelaterade inköp.

Inköpskortet ersätter handkassor och gäller ej vid inköp av resor eftersom detta ska ske genom resebyrå. Vid inköp under tjänsteresa ska ett kort med personligt betalningsansvar användas. Mittuniversitetets inköpskort är generellt spärrat för användning för kontantuttag samt vissa typer av inköps om inte är förknippade med tjänsteutövning. Inköpskortet kan även spärras för andra branscher och utlandsköp. Vid en tjänsteresa ska ett betalkort med personligt betalningsansvar användas.

Avdelningschef/motsvarande beslutar i samråd med ekonomiavdelningen samt efter genomförd behovsanalys vilka anställda som kan ha ett inköpskort, vilka begränsningar som ska gälla avseende köpgräns och branscher. Avdelningschef/motsvarande undertecknar ansökan, efter att kortinnehavaren skrivit på den. Därefter skickas ansökan till Ekonomiavdelningen för vidare handläggning av ärendet till behörig firmatecknare. Kontakta Ekonomiavdelningen för ansökningsblankett. Ansvarsförbindelse ska upprättas för varje kort i samband med ansökan.

Kortinnehavaren ensam ansvarar för kortet och för redovisningen av de fakturerade beloppen. Då inköpskortet inte används ska det förvaras på ett betryggande sätt så att obehöriga inte kan komma åt det. Koden får aldrig förvaras på ett sådant sätt att kort och kod kan kopplas samman.

Inköpskortet är personligt men universitetet har betalningsansvar. Samtliga inköp faktureras till och betalas av universitetet. Alla underlag till fakturan med specificerad moms ska bifogas fakturan i ekonomisystemet Agresso  elektroniska fakturahantering (EFH). Beskrivning av hur dokument bifogas framgår av manual för elektronisk fakturahantering som återfinns på www.miun.se/efh. Kvittona ska fästas på A4-ark och attesteras av kortinnehavaren. En kortfattad beskrivning av syftet med inköpet ska också finnas på denna kvittoredovisning. I de fall originalkvitton saknas kan kortinnehavaren bli personligen betalningsansvarig.

Förlorat inköpskort ska omgående spärras genom att ringa Eurocard på tel 060+146767. 

Då anställning upphör ska kortet utan särskild anmodan klippas och insändas till respektive institution/motsvarande som vidarebefordrar kortet till Ekonomiavdelningen för avslut. Vid längre sjukskrivning eller tjänstledighet ska kortet återlämnas till avdelningschef/motsvarande. Det åligger avdelningschef/motsvarande att tillse att denna hantering fungerar. 

Missbrukas inköpskortet dras det in och kortinnehavaren kan bli personligen betalningsansvarig. 

C) Kontant (handkassa)

Inga nya handkassor beviljas.

För mer information se följande länk; https://medarbetarportalen.miun.se/gemensamt/boka/resor/betalkort