Personal in och ut – rutiner för beställningar och avbeställningar avseende konton och viss utrustning för anställda och "extern personal"

Spara favorit 30 aug augusti 2017
Process för personal in vid nyasntällning

Chef meddelar HR-administratör om nyanställning minst tio arbetsdagar före den nya medarbetaren börjar sin anställning och får hjälp med beställning av datorkonton, nycklar med mera.

Personal in – nyanställning

Vid nyanställning av personal beställer HR-administratör personalkonto, studentportalskonto, nyckel och postfack. Studentportalkontot används sedan av den nyanställde för att beställa sitt Miun-kort

Om du vill kan du även få hjälp med beställning av mobiltelefon, mobilabonnemang/Skype för företag och/eller dator till den nya medarbetaren. Vill du göra detta själv så beställer du via beställningswebben i serviceportalen.

Tio arbetsdagars framförhållning
För att allt ska hinna bli klart tills den nya medarbetaren är på plats behöver du som chef kontakta HR-administratör senast tio arbetsdagar innan den anställde ska börja. 

Beställning

HR-administratören registrerar konto och beställer nyckel och postfack utifrån de uppgifter du som chef lämnat. Om du vill får du även hjälp med beställning av dator och telefoni. Vilka uppgifter du behöver lämna för att beställningarna ska kunna genomföras framgår av rutindokumentet i rutan på denna sida..

Dator
När det gäller datorpaket så har Mittuniversitetet en standarduppsättning för anställda. Om användaren behöver något annat/ytterligare än datorpaketet nedan så rekommenderas att du som chef lägger beställningen själv via Beställningswebben i serviceportalen och meddelar detta till HR-administratören. Kom ihåg att kontering (kf 2/ kf 3/ kf 4) krävs vid beställning av hårdvara eller mjukvara.

Datorpaket – nuvarande standarduppsättning:

  • 1 x HP EliteBook 840 (bärbar dator med 14" skärm)
  • 1 x HP Dockningsstation
  • 2 x HP Z24i - 24" skärm
  • 1 x HP Tangentbord
  • 1 x HP Mus

Effektuering och utlämning

När beställningarna är lagda hanteras de av respektive ansvarig funktion som även återkopplar till dig som chef när respektive del är klar.

  • Personalkonto skapas av IT-helpdesk
  • Nyckel kodas av CAMP-säkerhet
  • Telefoni beställs av servicecenter
  • Dator beställs av IT-helpdesk

Utlämning

  • Den nyanställde hämtar och kvitterar ut personalkonto, telefoni och nyckel hos servicecenter.
  • Den nyanställde hämtar och kvitterar ut dator hos IT-användarstöd.

Introduktion av nyanställda

En god introduktion bäddar för en bra start på arbetsplatsen.
Mer information och checklista för introduktion.

"Extern personal"

Vid beställning av konton och annan utrustning för "extern personal" ska avslutningsdatum registreras. Se vidare i rutindokumentet i rutan på denna sida.

Anställning upphör

När anställning upphör ska chef meddela detta till HR-administratör.
Vilka uppgifter som ska lämnas till HR-administratören framgår av rutindokumenten i rutan på denna sida.

  • Bärbar dator ska återlämnas till IT-Användarstöd.
  • Stationär dator ska lämnas inlåst på användarens (f.d.) kontor.
  • Mobiltelefon och nyckel ska återlämnas till servicecenter.

Mer information om att avsluta anställning.

Läs mer

För chefer

Kontakt

Vid eventuella frågor kontakta din HR-administratör. Vem det är framgår av kontaktrutan på startsidan.

Rutinbeskrivningar

Här finns rutinbeskrivningar och ärendeflöden för såväl anställda som "extern personal" (exv. konsulter och praktikanter) med preciserad information om vilka uppgifter HR-administratören behöver av dig som chef:

Rutiner för beställning och avbeställning avseende konton och viss utrustning vid nyanställning och när anställning upphörLyssna

Rutiner för beställning och avbeställning avseende konton och viss utrustning för ”extern personal”Lyssna